Sistemas de gestión documental

Una de las mejores formas de conseguir un ahorro económico en gestión de procesos de su empresa es mediante la implantacación de un sistema de gestión documental.

Los procesos de gestión documental son los que ayudan a las empresas a gestionar sus documentos de forma óptima y conseguir así un ahorro de tiempo y dinero, algo que resulta vital para el negocio de todas las compañías dada la importancia que para éstas tienen los documentos. El 90% de la información vital para el funcionamiento adecuado de los procesos de una empresa se encuentra en sus documentos.

Actualmente dirijo un proyecto de servicio SAAS (software como servicio) de sistemas de gestión documental llamado Dookin.

Desde Dookin tenemos una gran experiencia en desarrollo e implantación de sistemas de gestión documental. Podemos ayudar a su empresa a optimizar todos los procesos de negocio relacionados con la gestión de documentos.

La optimización de estos procesos supone beneficios directos en el consumo de recursos como el tiempo y el espacio físico, y supone un muy considerable ahorro económico.

El 90% de la información vital para el funcionamiento adecuado de los procesos de una empresa se encuentra en sus documentos. Dookin pretende ayudar a diseñar los modelos de funcionamiento de estos procesos y su implementación, lo que significa la posibilidad de trabajar de una forma más rápida, eficiente y rentable.

Dookin.com Sistemas de gestión DocumentalNuestro sistema de gestión documental se integra perfectamente en entornos certificados en ISO-9000, ISO-27000, ISO-14000 e ISO-30300

Dookin está basado en SeedDMS, proyecto en el que además estamos implicados en su desarrollo, con las adaptaciones necesarias para entornos verticales (catálogos audiovisuales, sistemas de información geográfica, entornos profesionales), se trata de una aplicación con interfaz web disponible desde cualquier ubicación geográfica, también desde dispositivos móviles e integrada en entornos de escritorio.

Puede conseguir más información sobre SeedDMS en http://seeddms.org. Dookin.com somos soporte técnico oficial de SeedDMS.

 

Nuestro sistema propociona, además, un potente sistema de gestión documental inteligente, de forma que todos los procesos de digitalización e inserción de documentos sea lo más sencillo posible.

Contacte con nosotros para mayor información. Analizaremos sus procesos de gestión de la documentación y le propondremos la solución más eficiente que le hará ahorrar tiempo de trabajo y costes.

Desde Dookin también hacemos implantaciones locales en las propias instalaciones de empresas, distribuimos nuestros sistemas integrados en un sistema operativo basado en Debian totalmente adaptado y personalizado a las necesidades concretas de su empresa.

También hacemos que todo el sistema se integre con la imagen corportativa de su empresa. Por otro lado, también conectamos nuestros sistemas con las herramientas con las que su empresa trabaja como son ERP, CRM, sistemas de información geográfica, entre otras.

 

Algunas de las características de Dookin son las siguientes,

El acceso a todos los documentos es controlado por un sistema de privilegios. Dookin dispone de un robusto sistema de identificación basado en usuarios y grupos de forma que todas las personas con acceso al gestor documental tengan garantizado el acceso a la información que necesitan, bajo unas restricciones de lectura y escritura de documentos.

También es posible asociar a cada documento o grupos de documentos uno a mas revisores y aprobadores, de forma que facilite la implantación de los flujos de trabajo (workfow) que una empresa u organización necesita, gestionando en todo momento el estado de cada documento, fechas de caducidad, bloqueo de archivos, etc.

Cada documento cuenta con un detallado historial de versiones con sus correspondientes cambios, propietarios de ficheros, revisiones y aprobaciones con sus responsables de revisión y aprobación respectivamente.  De esta forma se consigue mantener a lo largo del tiempo un control completo sobre el ciclo de vida de la documentación y su evolución.